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Apprendre à gérer ses priorités pour gagner en efficacité !
Gérer ses priorités est essentiel pour ne pas se laisser submerger par les tâches quotidiennes et pour avancer efficacement vers ses objectifs. Dans cet article, nous verrons pourquoi et comment hiérarchiser les activités pour maximiser ses résultats.
“La meilleure façon de gérer le temps est de définir clairement vos priorités et de vous y tenir” de l’homme d’affaires et écrivain canadien Brian Tracy. Cette phrase illustre parfaitement l’importance de gérer ses priorités. Savoir choisir ce qui compte vraiment permet de gagner du temps et d’éviter un stress inutile.
I) Pourquoi est-il indispensable de gérer ses priorités ?
Savoir gérer ses priorités est indispensable à l’école, mais cela sert aussi dans la vie personnelle et dans le monde du travail. Les priorités concernent tous les domaines, il est donc essentiel d’être capable de les hiérarchiser.
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Pour éviter la surcharge mentale : en se concentrant sur les tâches essentielles, on diminue le stress et la dispersion.
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Pour gagner du temps et de l’efficacité : en consacrant son énergie aux actions les plus impactantes.
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Pour atteindre ses objectifs : hiérarchiser les priorités permet de progresser de façon structurée vers ses buts.
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Pour limiter la procrastination : savoir ce qui est important facilite le passage à l’action.
II) Quelles astuces pour gérer ses priorités ?
Maintenant que vous savez pourquoi établir ses priorités est indispensable, voyons comment vous y prendre :
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Lister toutes les tâches : quotidienne ou hebdomadaire, cette liste est le point de départ pour s’organiser et réussir à identifier les priorités. Une fois la liste réalisée, vous pouvez commencer à hiérarchiser et à cocher chaque tâche accomplie.
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Utiliser la planification : avec des objectifs clairs, en précisant ce qui doit être impérativement fait à telle échéance. Ainsi, vous n’oubliez rien.
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Découper les tâches en étapes : plusieurs petites tâches à réaliser sont moins impressionnantes ou intimidantes qu’une grosse.
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Apprendre à dire non : malheureusement, on ne peut pas toujours tout faire. Il est essentiel quand on priorise de savoir dire non à ce qui n’est pas important ou pas urgent, pour se concentrer sur ce qui l’est.
III) Quelles méthodes utiliser pour gérer ses priorités ?
La matrice Eisenhower :
Développée par Dwight Eisenhower, le 34ème président américain, la matrice Eisenhower est un dispositif qui a pour objectif de différencier les tâches urgentes de celles qui sont importantes afin de faciliter leur priorisation. Quatre zones sont ainsi identifiables :
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Les tâches urgentes et importantes : par exemple réviser le contrôle d’histoire du lendemain.
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Les tâches importantes mais non urgentes : par exemple aller au cinéma avec ses amis.
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Les tâches urgentes mais non importantes : par exemple répondre à la question d’un de vos camarades.
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Les tâches non urgentes et non importantes : par exemple les distractions comme le fait de jouer à la console.
La loi de Pareto :
Aussi connue sous le nom de la loi des 80/20, la loi de Pareto se base sur le principe que 20 % de nos efforts fournissent 80 % des résultats. Ainsi, en identifiant bien ce qui est le plus urgent, vous pouvez sensiblement augmenter votre efficacité.
La méthode Pomodoro :
C’est un outil de découpage du temps de travail très utile pour éviter de se laisser distraire. Le principe est simple : vous travaillez pendant 25 minutes, puis avez droit à 5 minutes de pause. Et ainsi de suite jusqu’à 4 sessions consécutives. Grâce à la méthode Pomodoro vous vous concentrez sur l’essentiel pour gagner en productivité.
IV) Les 3 points clés à retenir :
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Commencez par lister toutes les tâches à accomplir pour faire un premier tri.
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Apprenez à distinguer les tâches urgentes des tâches importantes afin de les hiérarchiser plus facilement.
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Établissez un planning avec des échéances claires pour ne pas oublier des tâches ou procrastiner.
V) Qu’en disent les neurosciences ?
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Accomplissement des tâches et libération de dopamine : lorsque nous accomplissons des tâches, en particulier celles qui sont prioritaires, le cerveau libère de la dopamine, l’hormone du plaisir et de la motivation.
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Planification et cortex préfrontal : en hiérarchisant des tâches et en choisissant des échéances, vous activez le cortex préfrontal. Ce dernier est impliqué dans la régulation des comportements, la concentration et la résolution de problèmes.
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Limitation de la surcharge cognitive : le cerveau fonctionne mieux quand il se concentre sur une ou deux tâches importantes. Hiérarchiser les priorités va donc l’aider à améliorer son efficacité.
VI) Gérer ses priorités selon le cycle scolaire :
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Cycle 2 (CP au CE2) : Identifier l’essentiel
Que faire ?
- Liste courte de tâches (2–3 maximum)
- Code couleur : ce qui est important vs ce qui est optionnel
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Cycle 3 (CM1 à la 6ème) : Hiérarchiser ses tâches
Que faire ?
- Classer les tâches par ordre de priorité : grâce à des listes
- Comprendre les conséquences (si je ne fais pas…)
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Cycle 4 (5ème à la 3ème) : Arbitrer entre plusieurs priorités
Que faire ?
- Répartir son temps : agenda et planning hebdomadaire
- Anticiper les contrôles : penser à la loi de Parkinson pour ne pas se laisser dépasser
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Cycle 5 (Seconde à la Terminale) : Faire des choix stratégiques
Que faire ?
- Adapter les priorités selon les coefficients
- Savoir renoncer à certaines tâches